หลายคนอาจคิดว่า “บริษัทก็ของเรา เงินก็เงินเรา” เวลาต้องการใช้เงินจึงโอนเงินออกจากบัญชีบริษัทไปใช้ส่วนตัวก่อน แล้วคิดว่าเดี๋ยวค่อยนำเงินกลับมาคืนบริษัท
แต่ในทางบัญชี เงินของบริษัทกับเงินส่วนตัวของกรรมการต้องแยกออกจากกัน
หากกรรมการนำเงินของบริษัทออกไปใช้ส่วนตัว เราต้องตรวจสอบก่อนว่าเงินดังกล่าวมีลักษณะเป็นอะไร เช่น เงินเดือน ค่าตอบแทนกรรมการ เงินปันผล การคืนเงินที่กรรมการเคยสำรองจ่ายแทนบริษัท หรือเป็นเงินที่กรรมการนำไปใช้ส่วนตัวและมีลักษณะเป็นการกู้ยืมเงินจริง
ดังนั้น ไม่ใช่เงินทุกก้อนที่กรรมการนำออกจากบริษัทจะต้องเป็น “ลูกหนี้กรรมการ” เสมอไป ต้องพิจารณาข้อเท็จจริงและเอกสารประกอบของแต่ละรายการก่อน
แต่หากตรวจสอบแล้วพบว่าเป็นเงินของบริษัทที่กรรมการนำไปใช้ส่วนตัวจริง และมีลักษณะเป็นการกู้ยืม เงินดังกล่าวอาจต้องบันทึกบัญชีเป็น ลูกหนี้กรรมการ หรือเงินให้กู้ยืมแก่กรรมการ
และเรื่องนี้ไม่ได้จบเพียงแค่การตั้งยอดไว้ในบัญชีค่ะ
หากเป็นเงินกู้ยืมกรรมการ ควรมีเอกสารอะไร?
เมื่อข้อเท็จจริงเป็นการให้กรรมการกู้ยืมเงินจริง บริษัทควรจัดทำหลักฐานให้ชัดเจน เช่น
- สัญญากู้ยืมเงิน
- ระบุจำนวนเงินและวันที่ให้กู้
- กำหนดอัตราดอกเบี้ย
- กำหนดระยะเวลาหรือเงื่อนไขการชำระคืน
- เก็บหลักฐานการโอนเงินและการชำระคืน
- บันทึกบัญชีให้สอดคล้องกับข้อเท็จจริง
ให้กรรมการกู้ ต้องคิดดอกเบี้ยไหม?
เรื่องนี้เป็นอีกจุดหนึ่งที่บริษัทควรระวังค่ะ
ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ทวิ (4) หากบริษัทให้กู้ยืมเงินโดยไม่คิดดอกเบี้ย หรือคิดดอกเบี้ยต่ำกว่าราคาตลาด โดยไม่มีเหตุอันสมควร เจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจประเมินดอกเบี้ยตามราคาตลาด ณ วันที่ให้กู้ยืมเงินได้ กรมสรรพากร
ดังนั้น ไม่ควรเข้าใจว่า
“บริษัทเป็นของเรา จะให้กรรมการยืมเงินโดยไม่คิดดอกเบี้ยก็ได้ ไม่มีปัญหาอะไร”
ในทางธุรกิจบริษัทอาจกำหนดเงื่อนไขการกู้ยืมได้ แต่ในทางภาษี หากบริษัทไม่คิดดอกเบี้ยหรือคิดต่ำกว่าราคาตลาดโดยไม่มีเหตุอันสมควร ก็มีความเสี่ยงที่เจ้าพนักงานประเมินจะประเมินดอกเบี้ยตามราคาตลาดได้
กรมสรรพากรเองก็มีแนววินิจฉัยว่า บริษัทจะกำหนดอัตราดอกเบี้ยเงินกู้ได้ แต่หากต่ำกว่าราคาตลาดโดยไม่มีเหตุอันสมควร มาตรา 65 ทวิ (4) ให้อำนาจเจ้าพนักงานประเมินดอกเบี้ยตามราคาตลาดได้ กรมสรรพากร
ถ้าบริษัทกู้เงินจากธนาคาร แล้วนำเงินมาให้กรรมการกู้ต่อ ยิ่งต้องระวัง
กรณีนี้เป็นอีกกรณีที่ควรให้ความสำคัญ
สมมติว่า บริษัทมีเงินกู้จากธนาคารและบริษัทต้องเสียดอกเบี้ย แต่ขณะเดียวกันบริษัทนำเงินไปให้กรรมการกู้โดยไม่คิดดอกเบี้ย หรือคิดดอกเบี้ยในอัตราที่ต่ำมากโดยไม่มีเหตุอันสมควร
กรณีเช่นนี้ต้องพิจารณา ต้นทุนทางการเงินของบริษัท ประกอบด้วย
กรมสรรพากรมีแนววินิจฉัยว่า หากบริษัทนำเงินที่กู้ยืมจากบุคคลอื่นมาให้กู้ต่อ อัตราดอกเบี้ยที่ควรได้รับอาจเทียบเคียงจากอัตราดอกเบี้ยเงินกู้ที่บริษัทมีภาระอยู่ ภายใต้เงื่อนไขเดียวกัน กรมสรรพากร
นอกจากนี้ยังมีแนวคำพิพากษาศาลฎีกาที่กรมสรรพากรเผยแพร่ กรณีบริษัทมีภาระดอกเบี้ยจากเงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร แต่ให้กรรมการและพนักงานกู้ยืมโดยไม่คิดดอกเบี้ย ศาลเห็นว่าข้อเท็จจริงดังกล่าวไม่มีเหตุอันสมควร และยอมรับการประเมินดอกเบี้ยตามมาตรา 65 ทวิ (4) ตามข้อเท็จจริงของคดีนั้นกรมสรรพากร
แล้วดอกเบี้ยเงินกู้กรรมการ ต้องเสียภาษีธุรกิจเฉพาะหรือไม่?
อีกเรื่องที่ต้องตรวจสอบคือ ภาษีธุรกิจเฉพาะ
ไม่ควรสรุปเพียงว่า “มีลูกหนี้กรรมการ = ต้องยื่น ภ.ธ.40 ทันที” โดยไม่ตรวจสอบข้อเท็จจริงก่อน
แต่มีแนวคำพิพากษาที่กรมสรรพากรเผยแพร่ ซึ่งในข้อเท็จจริงของคดีนั้น บริษัทให้กรรมการกู้หลายครั้งและศาลถือว่าเข้าลักษณะการประกอบกิจการเยี่ยงธนาคารพาณิชย์ จึงอยู่ในบังคับภาษีธุรกิจเฉพาะตามมาตรา 91/2 (5) กรมสรรพากร
ดังนั้น หากบริษัทมีเงินให้กรรมการกู้ยืมและมีดอกเบี้ยรับ ควรตรวจสอบเพิ่มเติมว่า เข้าข่ายเสียภาษีธุรกิจเฉพาะและมีหน้าที่ยื่นแบบ ภ.ธ.40 หรือไม่ ตามข้อเท็จจริงของกิจการนั้น ๆ
ลูกหนี้กรรมการค้างหลายปี ทำไมต้องระวัง?
ปัญหาที่มักพบตอนทำบัญชีคือ กรรมการไม่ได้ถอนเงินก้อนใหญ่เพียงครั้งเดียว แต่อาจทยอยโอนเงินบริษัทไปใช้ส่วนตัวครั้งละไม่มาก
วันนี้ 20,000 บาท
เดือนหน้า 50,000 บาท
ครั้งต่อไปอีก 100,000 บาท
เมื่อไม่ได้ชำระคืนหรือเคลียร์รายการให้ถูกต้อง ยอดดังกล่าวก็อาจสะสมไปเรื่อย ๆ จนวันหนึ่งกลายเป็น ลูกหนี้กรรมการหลักแสนหรือหลักล้านบาท
เมื่อถึงตอนปิดงบจึงต้องย้อนกลับมาตรวจสอบว่า
เงินเหล่านี้คือเงินอะไร?
มีเอกสารหรือไม่?
เป็นเงินกู้จริงหรือไม่?
มีการชำระคืนหรือยัง?
หากเป็นเงินกู้ มีการคิดดอกเบี้ยเหมาะสมหรือไม่?
และมีภาษีอะไรที่เกี่ยวข้องหรือไม่?
ยิ่งปล่อยไว้นาน การย้อนกลับไปหาเอกสารและตรวจสอบที่มาของแต่ละรายการก็ยิ่งยากขึ้น
อย่ารอจนถึงวันปิดงบ แล้วค่อยดูยอดลูกหนี้กรรมการ
สิ่งที่อยากฝากผู้ประกอบการไว้คือ
“บริษัทเป็นของเรา ≠ เงินในบัญชีบริษัทเป็นเงินส่วนตัวของเรา”
หากกรรมการจำเป็นต้องนำเงินบริษัทออกไปใช้ ควรแจ้งฝ่ายบัญชีตั้งแต่ต้นว่าเงินดังกล่าวนำไปใช้เพื่ออะไร เพื่อให้นักบัญชีสามารถพิจารณาการบันทึกบัญชีและเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ตรงกับข้อเท็จจริง
หากเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท ก็ควรมีเอกสารประกอบให้ถูกต้อง
หากเป็นการคืนเงินที่กรรมการเคยสำรองจ่าย ก็ควรเคลียร์รายการให้ชัดเจน
และหากเป็นการกู้ยืมเงินจริง ก็ควรจัดทำเอกสาร กำหนดเงื่อนไขการชำระคืน และพิจารณาเรื่องดอกเบี้ยและภาษีที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ต้น
เพราะจากเงินที่ตอนแรกคิดเพียงว่า
“เอาไปใช้ก่อน เดี๋ยวค่อยคืน”
หากปล่อยสะสมไปหลายปี อาจกลายเป็นยอด ลูกหนี้กรรมการจำนวนมากในงบการเงิน และสุดท้ายต้องย้อนกลับมาแก้ปัญหาทั้งด้านบัญชี เอกสาร และภาษีในภายหลัง
วราลักษมี การบัญชี
รับทำบัญชีและให้คำปรึกษาด้านบัญชี–ภาษี
สำหรับผู้ประกอบการใน สมุทรปราการ บางนา บางพลี สำโรง และพื้นที่ใกล้เคียง
เราไม่ได้เพียงบันทึกบัญชีเมื่อถึงวันปิดงบ แต่ให้ความสำคัญกับการตรวจสอบรายการระหว่างปี เพื่อช่วยให้ผู้ประกอบการเห็นประเด็นที่ควรจัดการ ก่อนที่ปัญหาจะสะสมจนกลายเป็นยอดใหญ่ในงบการเงิน