ในบางกิจการมักพบว่ากรรมการมีอำนาจเพียงคนเดียวซึ่งเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือที่เรียกกันว่า SME ระบบ รับ จ่ายไม่เป็นระบบ
การควบคุมภายในไม่ค่อยมี การจ่ายโดยไม่คำนึงถึงเอกสาร
ดังนั้นหากกิจการเบิกเงินออกไปโดยไม่มีเอกสารเพื่่อมาสนับสนุนค่าใช้จ่ายอาจทำให้เกิด รายการดังต่อไปนี้ในงบการเงิน
- เงินกู้ยืมกรรมการ
- ดอกเบี้ยเงินกู้ยืมกรรมการ
- ภาษีธุระกิจเฉพาะ
- รายจ่ายต้องห้าม (นักบัญชีบางท่านลงเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชี ทางภาษีบวกกลับเมื่อยื่นภงด.50) https://www.rd.go.th/fileadmin/download/15277290359.pdf
ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องที่สามารถนำมาเบิกเป็นค่าใช้จ่ายในกิจการ ส่วนตัว เพื่อเบิกจ่ายไม่ต้องเป็นเงินกู้ยืมกรรมการ หรือรายจ่ายต้องห้าม
- จัดทำเงินเดือนให้กรรมการอย่างเหมาะสม (จ่ายประจำทุกเดือน)
- เงินตอบแทนกรรมการ (ไม่จ่ายประจำทุกเดือน) ให้เป็นครั้งคราว
- จ่ายเงินปันผล (กำไรเท่านั้นถึงปันผลได้)
ฺรายจ่ายต้องห้ามที่มักพบบ่อย
1. รายจ่ายส่วนตัวของผู้บริหารที่อยู่นอกระเบียบบริษัท
รายจ่ายแบบแรกที่ห้ามนำไปหักภาษีเด็ดขาดคือรายจ่ายของผู้บริหารบริษัทที่อยู่นอกระเบียบบริษัท เช่น ค่าน้ำมัน เงินช่วยเหลืองานบุญ งานบวช หรือกระทั่งงานศพของพนักงาน เป็นต้น รายจ่ายแบบนี้ ถ้าไม่มีกำหนดในระเบียบชัดเจน ห้ามนำมาหักภาษีเด็ดขาด เพราะถือว่าเป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นตามอำเภอใจและเป็นรายจ่ายส่วนตัวของผู้บริหารบริษัทเอง ไม่ใช่ของบริษัท
ดังนั้นในทางที่ดีถ้าบริษัทมองว่ารายจ่ายเหล่านี้ยังไงก็ต้องเกิดขึ้นและจะใช้เงินบริษัทมาจ่าย ก็ควรจะทำการระบุไว้ในระเบียบของบริษัทให้ชัดครับ เช่น ระบุว่าผู้บริหารจะมีค่าน้ำมันเดือนละเท่าไร หรือถ้าพนักงานไปบวชหรือเสียชีวิต บริษัทจะให้เงินช่วยเหล่าเท่าไรในฐานะของสวัสดิการพนักงาน เป็นต้น
2. รายจ่ายเพื่อรับรองลูกค้าที่เกินโควต้า
รายจ่ายแบบที่สองที่ห้ามนำไปหักภาษี คือค่ารับรองลูกค้าที่เกินโควต้า คนทำธุรกิจโดยทั่วไปก็น่าจะเข้าใจว่ากว่าจะปิดดีลกับลูกค้าได้ ก็ต้อง “เลี้ยง” ลูกค้าไปหลายรอบ อย่างไรก็ดีการเลี้ยงเหล่านี้ในทางกฎหมายมีโควต้าว่าต้องเลี้ยงไม่เกินหัวละ 2,000 บาทต่อครั้งเท่านั้น (นับหัวรวมพนักงานที่พาไปเลี้ยงด้วย) และรายจ่ายพวกนี้จะต้องไม่เกิน 0.3% ของรายได้บริษัทด้วย โดยเพดานของรายจ่ายตรงนี้สูงสุดอยู่ที่ 10 ล้านบาท นหมายความว่าไม่ว่าบริษัทจะต้องเลี้ยงลูกค้าแค่ไหนกว่าจะปิดดีลได้ แต่รายจ่ายตรงนั้นจะไม่สามารถเอามาหักออกจากรายได้ตอนเสียภาษีถ้าเกินเพดานที่ว่าไปครับ
3. รายจ่ายที่ไม่มีผู้รับ
รายจ่ายแบบที่สามที่ต้องห้ามเลยในการเอามาหักภาษี คือรายจ่ายที่ไม่มีผู้รับ พูดง่ายๆ ก็คือ รายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานชัดเจนไปว่าจ่ายไปที่ใคร อันนี้อาจพบได้มากในบริษัทขนาดเล็ก เพราะบริษัทต้องตั้งงบเบ็ดเตล็ดไว้จัดการเรื่องเล็กๆ น้อยๆ อย่างอุปกรณ์สำนักงาน ล้างแอร์บริษัท หรือกระทั่งการจ้างมอเตอร์ไซค์รับจ้างไปส่งเอกสาร ประเด็นคือ รายจ่ายเหล่านี้ หากจ่ายไปเป็นเงินสด และผู้รับไม่มีการออกใบเสร็จให้ มันก็จะไม่มีหลักฐานใดๆ ว่ารายจ่ายพวกนี้จ่ายไปที่ใคร และจะไม่สามารถนำมาหักภาษีได้ครับ
4. รายจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม
รายจ่ายแบบที่สี่ ที่บริษัทอาจนับเป็นรายจ่ายของบริษัท แต่สรรพากรไม่นับ คือรายจ่ายที่เป็นภาษีมูลค่าเพิ่ม ถ้าจะอธิบายง่ายๆ คือการทำธุรกรรมทางการเงินของบริษัทใหญ่ๆ ไม่ว่าจะเป็นการซื้อหรือขายสินค้าหรือบริการ มันจะมีเงินส่วนหนึ่งที่ต้องจ่ายไปเป็นภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือต้องเก็บไว้เพื่อนำจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่มกับสรรพากร เช่นบริษัทขายของได้ 100 บาท บริษัทก็ได้จริงๆ 93 บาท อีก 7 บาทต้องเก็บไว้นำจ่ายเป็นภาษีมูลค่าเพิ่มให้สรรพากร ประเด็นคือ 7 บาทที่ว่านี้ ไม่สามารถเอามาคิดเป็น “รายจ่าย” ของบริษัทตอนเสียภาษีเงินได้นะครับ
5. รายจ่ายให้กับบริษัทแม่หรือบริษัทลูก
รายจ่ายแบบที่ห้าที่ห้ามนำไปหักเวลาคำนวณภาษี คือ รายจ่ายให้กับบริษัทแม่หรือบริษัทลูก บริษัทจำนวนมากมีการซื้อสินค้าและบริการจากบริษัทในเครือข่ายที่เป็นบริษัทแม่หรือบริษัทลูก ซึ่งในทางบัญชีปกติ บริษัทก็จะลงเป็นค่าใช้จ่ายกัน แต่ในทางภาษี ตามกฎหมายไทย บริษัทไม่ว่าจะแม่หรือลูกถือเป็นบริษัทเดียวกันในทางภาษี ดังนั้นการซื้อสินค้าและบริการกันเอง จึงเป็นเรื่องของการไหลเวียนของเงินในบริษัท ซึ่งนับเป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้
6. รายจ่ายค่าอสังหาริมทรัพย์ที่ลดลง
รายจ่ายแบบที่หกที่ห้ามนำมาหักตอนเสียภาษาโดยเด็ดขาดก็คือ รายจ่ายค่าอสังหาริมทรัพย์ที่ลดลง บริษัทจำนวนมากมีทรัพย์สินในรูปของอสังหาริมทรัพย์ ซึ่งในทางบัญชีทั่วๆ ไปก็จะต้องมีการประเมินมูลค่าของอสังหาริมทรัพย์เหล่านี้ตลอด เพื่อสะท้อนให้เห็นถึงมูลค่าของสินทรัพย์ของบริษัทซึ่งมากขึ้นหรือลดลง ซึ่งกรณีที่มันลดลง ในทางบัญชีปกติก็อาจถือเป็นรายจ่ายในงบการเงินได้ เพื่อแสดงให้เห็นว่าสินทรัพย์บริษัทลดลง แต่ในทางภาษี เนื่องจากยังไม่มีการซื้อขายอสังหาริมทรัพย์เกิดขึ้น และการประเมินมูลค่าก็ไม่มีหลักทางภาษีที่แน่นอนตายตัวในรายละเอียด ทางสรรพากรจึงห้ามเอาการที่มูลค่าอสังหาริมทรัพย์ที่บริษัทถืออยู่ซึ่งลดลงไปมาคิดเป็นรายจ่ายเด็ดขาด
7. รายจ่ายค่าปรับ
รายจ่ายแบบสุดท้ายที่ห้ามเอามาหักออกจากรายได้ตอนเสียภาษีแน่ๆ ที่เราจะพูดถึงในที่นี้คือรายจ่ายค่าปรับครับ ค่าปรับเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นเสมอกับบริษัทไม่ว่าบริษัทจะทำผิดกฎหมายระดับเล็กน้อยหรือมาก และเมื่อต้องเสียค่าปรับ ก็แน่นอนว่ามันเป็นเงินของบริษัทที่ต้องจ่ายออกไป และในทางบัญชีทั่วไปก็ต้องคิดเป็นรายจ่าย อย่างไรก็ดี แม้ว่าเงินบริษัทจะเสียไปตรงนี้จริง ในทางภาษีเราไม่สามารถเอาพวกค่าปรับต่างๆ มาคำนวณในส่วนของรายจ่ายได้ เพราะจากมุมของสรรพากร รายจ่ายตรงนี้ไม่ใช่รายจ่ายทางธุรกิจ แต่มันเกิดจากการที่ธุรกิจทำผิดกฎหมายและได้รับการลงโทษโดยรัฐ มันจึงเอามาคำนวณเป็น “รายจ่าย” ในทางภาษีของบริษัทไม่ได้
ที่ว่ามาทั้งหมดนี้ก็เป็นหลักกว้างๆ ว่าในทางภาษี เราไม่สามารถเอารายจ่ายแบบใดมาคิดคำนวณเพื่อหาผลกำไรของบริษัทได้ อย่างไรก็ดี จริงๆ “รายจ่ายต้องห้าม” ก็ยังมีรายละเอียดไปจนถึงข้อยกเว้นอีกมาก ซึ่งเราสามารถเข้าไปอ่านได้ที่เว็บของกรรมสรรพากรเลยคะ